Gestisci il tuo tempo - consulenza di esperti
Il tempo è una delle risorse più preziose che noiabbiamo in abbondanza. E il modo in cui lo usiamo dipende dal risultato che otteniamo. Vuoi imparare come destinare il tuo tempo in modo da diventare più produttivo e allo stesso tempo meno stanco?
Vi parleremo degli strumenti più utili per lavorare con il calendario, descritti da Daniel Browne - autore di "The Source of Energy".
Il principio di Pareto afferma che il lavororiempire tutto il tempo assegnato per questo. Calendar è il tuo strumento per il time budgeting, che ti consente di affrontare in modo efficace qualsiasi attività o progetto su cui stai lavorando. Il tempo non pianificato, molto probabilmente, sarà occupato con il lavoro. Usa le seguenti regole per aiutarti a usare il tuo calendario:
1. Il calendario dovrebbe rappresentare un'immagine reale di come utilizzerai il tuo tempo.
Dovrebbe essere pianificato tutto ciò che è importante per te e deve essere fatto. Un'eccezione può essere fatta solo per piccole attività che si trascorrono meno di quindici minuti.
2. Prenditi del tempo per definire i piani per determinati giorni e settimane.
Una pianificazione dettagliata ti aiuta a risparmiareConcentrazione su quello che fai in un determinato momento, e non uscire dal programma. È meglio pianificare il giorno prima la sera prima, quando hai completato il tuo lavoro e hai un'idea di cosa dovrebbe essere trasferito a domani. Fare o regolare il piano al mattino è consigliabile solo se di notte ti viene un'idea creativa o se ti ricordi di una questione urgente.
3. Sbarazzarsi delle liste di cose da fare.
Avendo scritto tutto ciò che devi fare su carta, tuliberare la testa, ma il problema è che nella tua lista di casi non saranno limitati a scadenze specifiche e, di conseguenza, non saprai quando puoi soddisfarli.
4. Utilizzare gli avvisi per attività strettamente legate al tempo.
Se hai cose da farein un momento specifico, attivare l'avviso o il segnale che ti ricorda di loro. Nonostante il fatto che gli avvisi aiutano a mantenere il senso del tempo, è meglio non usarli per i casi che non sono limitati nel tempo, perché se i solleciti vengono ricevuti troppo spesso, semplicemente smetterai di rispondere a loro.
5. Pianificare la soluzione per le attività con scadenze flessibili.
Di solito cose che non richiedono che loroimpegnati in un certo tempo, inserire le liste, spesso dimenticati su di loro o trasferiti il giorno successivo. Inserendoli nella pianificazione, aumenterai la probabilità della loro soluzione. Prendili per un periodo in cui probabilmente sarai in grado di risolverli.
6. Rendi il calendario il tuo migliore amico.
Anche se usi un diario elettronico conimpostare gli avvisi, si dovrebbe di volta in volta fare riferimento al proprio calendario. Questo ti permetterà di avere un'idea del giorno successivo. È necessario visualizzare il calendario almeno due volte al giorno. Meglio di tutti, se lo guardi ogni volta che finisci la prossima cosa. Elimina i casi completati o evidenziali a colori per vedere che il lavoro su di essi è completato.
7. Rompere le grandi attività in quelle più piccole e pianificare la loro soluzione.
Spesso quando si lavora a progetti di grandi dimensioni puòSembra che non sia necessario pianificare nulla, poiché è già noto cosa fare nei prossimi giorni o settimane. Tuttavia, se non sei molto organizzato, allora un'idea approssimativa di ciò che stai facendo e il tempo approssimativo incideranno sulla tua produttività, poiché l'assenza di scadenze nell'orario ti priverà di un senso di urgenza. Non scendere in pista ti aiuterà a dividere il progetto in sottoattività e a pianificare soluzioni per ognuna di esse nel calendario.
8. Non dimenticare di prevedere pause tra i casi.
Il principale ostacolo nella pianificazione -mancanza di realismo. Quando si pianificano le attività senza tenere conto delle distrazioni o delle interruzioni necessarie per passare al caso successivo, si rischia di perdere la concentrazione, di uscire dal programma e di affrontare la necessità di recuperare il ritardo. Nel corso del tempo, inizi a pensare che la pianificazione non funzioni e rinunciare all'idea di garantire la produttività. Se fornisci riposo, pausa per il pranzo, tempo per il viaggio e distrazioni, otterrai un'immagine realistica di ciò che devi fare e su quale sarà il tuo tempo trascorso, il che significa che puoi pianificare la tua giornata in modo più efficiente.
9. Pianifica il tempo per preparare le chiamate e le riunioni imminenti.
Devi essere in ritardo per un incontrodovuto al fatto che non hai fornito abbastanza tempo per la strada e l'aspetto di un intoppo. Pianificando il tempo di preparazione nel tuo calendario, ti libererai dello stress se hai solo bisogno di capire il percorso o di cercare il numero di telefono appena prima di uscire quando hai bisogno di chiamare il cliente. Pianificare il tempo per il viaggio, trovare l'orario esatto del trasporto e offrire l'opportunità di intercettare una tazza di caffè lungo il percorso.
10. Pianificare il tempo durante il giorno per compiti e circostanze imprevisti.
Quanto spesso le tue cose vanno male? Ogni giorno, una volta alla settimana? Fornisci un orario per circostanze impreviste e, se non vengono visualizzate, puoi sempre utilizzarlo per eseguire altri lavori. Analizzare quanto tempo durante il giorno passa a chiamate o interruzioni non pianificate e pianificarlo nella pianificazione. Molto probabilmente, per prima cosa si sopravvaluterà o sottostimerà il tempo necessario, ma con l'esperienza aumenterà la precisione della stima.
11. Sviluppa l'abitudine alla pianificazione.
Non appena hai una nuova attività, immediatamenteInoltre, mettilo nel tuo programma. Se per qualsiasi motivo questo non è possibile, prendere nota in blocco note, smartphone, tablet o qualsiasi altro dispositivo che si sta utilizzando. L'inserimento immediato del compito nell'orario, in primo luogo, elimina la necessità di ricordare ciò che è necessario fare e, in secondo luogo, esclude la possibilità che rimanga irrisolto.
Se devi monitorare regolarmenteRichiede o organizza le riunioni, le fornisce sull'ora del calendario per una settimana, quindi aggiunge semplicemente gli elementi all'intervallo specificato. In un calendario elettronico, ad esempio, in Outlook, è possibile inserire questi elementi nella sezione delle note. Nel diario cartaceo, dove non c'è posto per tutti gli articoli, puoi disegnarli come una lista separata, legata a un dato periodo di tempo.
12. Utilizzare solo un calendario per pianificare il lavoro e per tutti gli altri problemi.
Quando si tratta della tua vita, tra lavoro eil tempo libero non dovrebbe essere diviso. Queste aree della tua vita riflettono il modo in cui gestisci il tuo tempo. Usando due calendari, dissipi la tua attenzione e rendi difficile il controllo del tempo.
13. Usa il metodo della cella.
Il suo principio è divideregiorno per diversi intervalli di tempo grandi. La massima efficienza è fornita da segmenti di non meno di un'ora e mezza. Il numero di tali celle può variare da tre a sei. Il più semplice è un giorno composto da tre celle corrispondenti al mattino, al pomeriggio e alla sera.
Gli intervalli di tempo non sono altro che blocchi di risultati o un tempo in cui sarai coinvolto negli affari più importanti.
Una cella non presume che siasolo un compito di lavoro. È possibile pianificare per questo periodo un numero qualsiasi di casi. Ad esempio, se la dimensione della cella del mattino è di tre ore, è possibile pianificare quattro attività di 15 minuti e due ore al suo interno. Combina diverse piccole attività in blocchi di 30 minuti o, ancora meglio, inseriscile nelle celle delle ore.
Senti occupati a farepiccoli compiti e grandi blocchi contribuiscono alla formazione di piani ponderati e danno l'impressione di aver raggiunto il nostro obiettivo. Cerca di non riempire le celle con compiti di routine o improduttivi. Se hai bisogno di molto tempo per questioni amministrative, crea una cella separata per loro. Devi essere produttivo, non occupato. E non dimenticare di riassumere la fine di ogni intervallo.
Strutturare le celle ti aiuterà a fare l'uso più efficiente del tempo assegnato ai casi pianificati. Nella cella, dovresti fare qualcosa che è veramente importante per te.
cellula o sera per il relax;
cella, o una data per una data;
cell, o una serata dedicata alla crescita personale o all'apprendimento;
cell, o una serata dedicata ai bambini e alla famiglia;
una cellula per la comunicazione;
cella per lavoro in ritardo;
cell per andare al cinema;
cella per l'allenamento.
14. Usa il tuo tempo libero con saggezza.
Guardando le cellule, hai un'idea delquanto tempo hai libero. Ognuna delle cinque serate di lavoro ti dà da tre a sei ore di tempo libero. Sono le quindici o le trenta ore settimanali. Puoi spenderli su qualsiasi cosa: rilassati, socializza con la famiglia e i bambini, cenare in un ristorante, andare al cinema. Se aggiungi loro il fine settimana (sono altre trentasei ore o altre sei - dodici celle), riceverai da cinquanta a settantasei ore di tempo libero a settimana! Questo è il tuo momento per implementare una varietà di progetti - ad esempio, per imparare una lingua straniera, scrivere un libro, ecc.
Usa questi suggerimenti e sarai in grado dimigliorare significativamente la loro produttività, stare tranquilli, controllare più facilmente la propria vita e avere più tempo libero per se stessi e per i propri cari!
